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Mit der Adressverwaltung von CHECK5 ist eine Verbindung geschaffen zwischen Ihrer CMS-Webseite und jeder beliebigen Adressdatenverwaltung. Die Adressdaten aller Anfragen, die über Formulare Ihrer Webseite eingehen, können in der Adressverwaltung gespeichert werden und über einen Export verschiedenen anderen Systemen zugeführt werden. Außerdem können die Daten für das Newsletter-System genutzt werden. Selbstverständlich können Sie auch manuell Adressen in die Adressverwaltung aufnehmen oder Adressen von anderen Systemen importieren.

Adressgruppen

Zur besseren Übersichtlichkeit und insbesondere für den späteren Einsatz im Newslettersystem ist es sinnvoll, die Adressdaten in Gruppen zu unterteilen, z.B. Kunden, Interessenten, Schulungsteilnehmer etc.
Erstellen Sie also zunächst, die für Ihr Business sinnvollen Benutzergruppen.
Adressen

Wählen Sie im Modul-Menü (oben) Gruppen. Klicken Sie auf und legen Sie die Gruppe an, in dem Sie einen eindeutigen Gruppennamen vergeben. Für jede Gruppe können außerdem individuelle Zusatzfelder angelegt werden, um weitere Informationen zu den dort gespeicherten Adressen zu erfassen. Bitte verwenden Sie bei den Feldnamen keine Sonderzeichen, Leerzeichen oder Umlaute. Adressgruppen können später umbenannt oder auch gelöscht werden. Beim Löschen von Adressgruppen werden die enthaltenen Adressen nicht gelöscht, sondern sind nur keiner Gruppe mehr zugeordnet.

Adressen

Unter dem Reiter Adressen finden Sie alle dem System zugeordnete Adressen. Über die Auswahlbox, können Sie die angezeigten Adressen nach den vorhandenen Gruppen filtern.
Adressen Es gibt eine Schnellansicht, die Möglichkeit, Daten im Nachhinein zu bearbeiten, oder Adressdatensätze zu löschen. Über den Button Icon Neu können manuell Adressdatensätze erfasst werden.

Adressdaten importieren

Unter dem Reiter Import haben Sie die Möglichkeit Adressdaten in Form einer CSV- Datei zu importieren. Für den Import liegen Musterdateien im Format Excel und CSV zum Download bereit. Damit die Adressdaten beim Import den richtigen Feldern der Datenbank zugeordnet werden, ist es zwingend erforderlich, dass die Reihenfolge der Felder (Spalten) genau eingehalten wird.
Es müssen aber nicht alle Felder ausgefüllt werden. Für den Import benötigen Sie eine semikolon-getrennte CSV-Datei. Wenn Sie die Excel-Musterdatei verwenden, speichern Sie diese nach Fertigstellung einfach als semikolon-getrennte CSV-Datei ab. Beim Import definieren Sie über das Auwahlfeld, in welche Gruppe die Adressen der zu importierenden Datei gespeichert werden sollen. Außerdem bestimmen Sie, ob Doubletten anhand der E-Mail-Adresse erkannt werden sollen und jeweils komplett überschrieben werden sollen.
Adressen

Export von Adressen

Beim Export der Dateien wählen Sie wieder, ob alle Adressen oder einzelne Gruppen separat exportiert werden sollen. Beim Export wird eine semikolon-getrennte CSV-Datei erzeugt. CSV-Dateien können Sie in Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen öffnen und beliebig weiter bearbeiten oder in andere Datenbanken importieren.

Autoresponder

Sie können für jede Adressgruppe einen Autoresponder einrichten. Wenn ein neuer Eintrag über die Nutzereingabe auf der Webseite erfolgt und dieser in der Gruppe gespeichert wird, sendet der Formulargenerator eine Email entsprechend den Eingaben im Autoreponder an die Emailadresse des Benutzers.

Follow-Up Newsletterr

Der Follow-Up Newsletter steht Ihnen nur bei Buchung des Newslettersystems zur Verfügung.

Zusammenspiel mit Formularen

Damit Adressdaten aus Ihren im Formulargenarator erstellten Formularen in die Datenbank übernommen werden können, müssen mehrere Voraussetzungen geschaffen werden.
  1. Aktivieren Sie im Adressformular das Symbol Adressübername
  2. Klicken Sie im Formularmenü auf Konfiguration und legen Sie fest, in welche Adressgruppe die Adressen des Formulars fließen sollen. Wenn sie keine Gruppe definieren, wird die Adresse ohne Zuordnung gespeichert.
  3. Vergeben Sie beim Erstellen der Formularfelder exakt die Feldnamen, die in der Datenbank angelegt sind.

Zur Erklärung: Wir unterscheiden zwischen Feld-Bezeichnung und Feld-Name. Die Feld-Bezeichnung kann frei gewählt werden, sie dient nur der sichtbaren Beschriftung des Formularfeldes für den User. Der Feld-Name ist der eindeutige dem Feld im System zugeordnete Name. Folgende Feld-Namen sind in der Datenbank angelegt und können im Formular exakt übernommen werden, um die Daten in der Adressdatenbank zu speichern. Die genaue Schreibweise, auch Gross- und Kleinschreibung ist unbedingt einzuhalten.

Firma, Titel, Anrede, Vorname, Nachname, Strasse, PLZ, Ort, Telefon, Fax, Mobil, Email

Im gewünschten Formular müssen Sie nur noch die Adressübernahme aktivieren und die Gruppe zum speichern auswählen.