Konfiguration
Klicken Sie nun im Modul Newsletter im Menü auf Konfiguration und legen Sie einige grundsätzliche Texte und Einstellungen fest: Testempfänger: Zunächst können Sie einen Testempfänger festlegen. Geben Sie dazu die entsprechenden Daten in die Felder Testempfänger, Anrede, Vorname, Name ein.Header-Daten festlegen: Definieren Sie die angezeigte Absender-E-Mail-Adresse und legen Sie davon unabhängig fest, an welche E-Mail-Adresse Antwortmails versandt werden (wenn der User in seinem E-Mail-Client auf „Antworten“ klickt). An diese Adresse erhalten Sie, sofern der Empfangsserver es unterstützt, auch sogenannte Bounce-Mail. Das sind automatische Antworten falls die Empfängeremail nicht existiert oder andere Probleme für den Empfang bestehen.
Diese Daten werden zentral für alle Newsletter festgelegt. Sie können sie jedoch vor jedem Newsletterversand aktuell ändern, wenn das notwendig sein sollte
Bestätigungsmail: Das Newslettersystem verwendet das Double OptIn Verfahren. Das heißt, erfolgt eine Anmeldung über das Newsletter-Anmeldeformular, erhält der Absender zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst danach wird die Anmeldung wirksam und die Adresse wird in der Datenbank für Newsletter aktiviert.
n der Konfiguration können Sie nun den Text für die Anforderung der Bestätigungsmail selbst definieren. Wichtig ist dabei nur, dass Sie den Platzhalter {LINK} einbauen, der automatisch den Bestätigungslink generiert.
Vorlagen und Newsletter erstellen
Unter Vorlagen können Sie Newsletter-Vorlagen erstellen, auf die dann beim neu Erstellen eines Newsletters zugegriffen werden kann. Durch klick auf
öffnen Sie das Erfassungsfenster. Hier vergeben Sie eine interne Bezeichnung für den Newsletter und den Betreff.Es steht ein Textfeld zur Erfassung der Textversion und ein Editorfeld zur Erfassung der html-Version des Newsletters zur Verfügung.
Die html-Version kann frei gestaltet werden. Auch das Einfügen von Bildern ist kein Problem. Sie können direkt auf die Bilder aus Ihrem Bilderordner des CMS-Systems zugreifen. Die Bilder werden mit ihrem absoluten Pfad eingebaut.
Unter dem Reiter Erstellen können Sie die zu versendenden Newsletter erstellen und verwalten. Bei der Erstellung können Sie über das Selectfeld einen zuvor vorbereiteten Newsletter aus den Vorlagen übernehmen. Die übrige Bearbeitung in den Erfassungsfeldern ist identisch wie die im Vorlagebereich.
Einmal erstellte Newsletter finden Sie in der Liste. Sie können nachbearbeitet und gelöscht werden. Außerdem ersehen Sie das Erstellungsdatum, das Versanddatum und das Datum der letzten Änderung.
Über den grünen Pfeil können Sie direkt zum Versandbereich wechseln.
Arbeiten mit Platzhaltern bei der Newslettererstellung.
Für die Personalisierung der Newsletter können folgende Felder als Platzhalter im Newslettertext verwendet werden.
{FIRMA} {TITEL} {ANREDE} {VORNAME} {NACHNAME}
Außerdem gibt es den zusätzlichen Platzhalter {ABMELDELINK} der direkt am Ende eines jeden Newsletters eingebaut werden sollte. über diesen Link kann sich der Empfänger vom Newsletter abmelden.
Individuelle Anrede
Für personalisierte Newsletter können Sie außerdem mit speziellen Platzhaltern für die individuelle Anrede arbeiten:
| {SEHR} | schreibt sehr geehrter Herr Mustermann oder Sehr geehrte Frau Musterfrau |
| {LIEBER} | schreibt Lieber Herr Mustermann oder Liebe Frau Musterfrau |
| {DU} | schreibt Lieber Hans oder Liebe Susi |
Zusammenspiel mit Formularen
Wenn Daten aus einem Formular in die Adressverwaltung übertragen werden, können Sie im Formular eine fertig vorkonfigurierte Newsletteranmeldung einbauen. Das Formular-Icon 
steht zu diesem Zweck allerdings nur zur Verfügung, wenn die Adressdatenübernahme aktiviert 
ist.
Die Newsletteranmeldung kann in einem separaten Formular erfolgen, dann müssen natürlich zusätzlich in diesem Formular noch Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse abgefragt werden.
Außerdem kann sie bei jedem beliebigen Formular zusätzlich mit eingebaut werden. Ein Beispiel für die Erstellung einer Newsletter-Anmeldung als Ergänzung zu einem Formular:<
Kurzer Text + Anmeldung
Sieht dann auf der Seite so aus:
Man kann die Anmeldung aber auch selber mit einzelnen Feldern in ein Formular integrieren. Dazu sind 2 Felder zur übertragung notwendig.
Checkbox: Name = Newsletter, Vorlage = 1
Und zusätzlich ein unsichtbares Feld wenn man dem Abonnenten nicht die Wahl zwischen HTML und Text geben möchte.
Um in einem Layout die Newsletteranmeldung immer sichtbar in einer Seitenleiste anzuzeigen bauen Sie sich ein kleines Formular mit den dazu notwendigen Feldern zusammen. Dieses kann dann unter Layout ? Boxen, wie Artikelboxen oder Widgets fest im Layout eingebaut werden.
Der Newsletter-Empfänger erhält über so erstellte Formulare immer eine Bestätigungsmail für das DoubleOptIn. Da dies gesetzl. vorgeschrieben ist, lässt sich das auf dem Weg über das Frontend der Webseite nicht umgehen. Im Backend wird bei der Adresse der Newsletterempfang erst nach erfolgreichem Klick des neuen Empfängers aktiviert.
Der Admin kann allerdings über das Backend in der Adressverwaltung der Adresse den Newsletterempfang für jede Adresse manuell aufschalten. Das liegt dann aber in seiner eigenen Verantwortung, wenn auf diesem Weg gesetzliche Vorschriften umgangen werden.